Nejprve je potřeba rezervovat pokoje v místním hotelu pro přespolní hosty. Není nic horšího, než když vaši hosté začnou několik měsíců před rodinným setkáním obvolávat hotely a zjistí, že nejlevnější pokoje ve městě v daném termínu vyjdou na 500 dolarů na noc, nebo, což je ještě horší, že žádné nejsou kvůli nějakému kongresu nebo sportovní akci volné. Proto je velmi důležité rezervovat blok pokojů pro vaše hosty za zvýhodněné ceny v jednom či dvou vybraných hotelích v dostatečném předstihu před konáním vaší velké akce. Ve většině hotelů se pro vytvoření bloku vyžaduje minimální počet 10 pokojů na jednu noc. Pokud hledáte 30 a více pokojů na noc, není špatným nápadem rozdělit skupinové bloky do dvou nebo tří různých hotelů. Tímto způsobem budou mít vaši hosté na výběr z různých míst a různých cen.
Chce to, aby se příbuzní o setkání zajímali a těšili se na něj. Nejdůležitější je včasná příprava. Začněte výběrem ideálního místa. Naše technologie je k tomu jako stvořená, protože díky ní můžete vyhledávat více míst pro rodinné setkání najednou. Nejlepší místo pro setkání bude mít centrální polohu tak, aby se tam každý člen vaší rodiny mohl jednoduše dopravit. Je také třeba zkontrolovat, zda bude nabízet dostatek lákadel a možností vyžití pro všechny věkové kategorie, aby se na cestu těšili všichni členové rodiny bez rozdílu věku. Není nic horšího, než začít několik měsíců před rodinným setkáním obvolávat hotely a zjistit, že nejlevnější pokoje ve městě v daném termínu vyjdou na 500 dolarů na noc, nebo, což je ještě horší, že žádné nejsou kvůli nějakému kongresu nebo jiné velké akci ve městě volné. Proto je velmi důležité rezervovat blok pokojů pro vaše rodinné setkání za zvýhodněné ceny v hotelu na ideálním místě v dostatečném předstihu před konáním vaší velké akce. Ve většině hotelů se pro vytvoření bloku vyžaduje minimální počet 10 pokojů na jednu noc, ale pokud chcete využít jakékoli společenské prostory v daném hotelu, někdy stačí i méně.
Receptem k úspěchu jistě nebude začít naslepo obvolávat hotely na nejrůznějších místech. Rodině ani sami sobě příliš neposloužíte, pokud zarezervujete blok pokojů za první cenu, jakou vám hotel nabídne. Také nemusíte mít všechny informace o daném hotelu a je důležité, abyste získali uspořádané a podrobné popisy veškerého vybavení ještě předtím, než učiníte jakékoli rozhodnutí. Prvním krokem je zjistit, jaké jsou ceny na internetu. Našli jsme skvělý nástroj k porovnávání různých internetových cen hotelů: HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Nejlepší na tomto systému je to, že je zdarma a jeho použití je velmi jednoduché. Jediné, co musíte udělat, je zadat volbu místa a data pro vaše rodinné setkání a HotelPlanner udělá zbytek za vás. Umožní vám vyhledávat ceny skupinových rezervací ve více městech najednou, a to jednoduchým a přehledným způsobem a nezaujatě vůči jednotlivým hotelům. Informace si potom budete moci podle svého utřídit podle místa, ceny nebo názvu či značky hotelu. Bude vám také přiřazen kontaktní pracovník, který vám pomůže nejen zajistit, abyste dostali nejlepší možné nabídky od hotelů, ale také vám pomůže s celým procesem rezervace. Proces rezervace je velmi důležitý, protože i v případě, že cena pokoje je velmi nízká, nabídka může zahrnovat velmi přísné storno podmínky, vysokou hotovostní zálohu nebo jiné skryté náklady, jako jsou povinné rekreační poplatky. Kontaktní pracovník na HotelPlanner.com vám rád pomůže najít řešení v těchto situacích a při všech dalších problémech, které mohou nastat. Po výběru hotelu pro vás zdarma vytvoří speciální webovou rezervační stránku určenou jen pro vaše rodinné setkání. Jejím prostřednictvím budete mít přehled o stavu potvrzení rezervací vašich rodinných příslušníků ve zvoleném hotelu.