Blahopřejeme! Byli jste pověřeni naplánováním chystané akce. Mohly by se vám přitom hodit níže uvedené rady, díky nimž se vám toho možná do rozpočtu vejde o něco více...
1) Sezóna/načasování: v určitých lokalitách se rozlišuje mezi hlavní sezónou a obdobím mimo sezónu. Mezi určitými termíny mohou být velké cenové rozdíly. Pokud se navíc vaše skupina může setkat přes svátky nebo těsně před nimi či po nich, vyplatí se na to hotel planner upozornit.
a. Průzkum: pokud jste si vybrali město, zjistěte, kdy se v něm konají velké festivaly, kongresy, zvláštní akce (např. sportovní akce jako je Superbowl) apod. Pokud ještě můžete termín změnit, bude možná stát za úvahu schůzku naplánovat o týden dříve nebo později. Pokud svou akci naplánujete na stejný termín, může se vám prodražit a prostředí pro účastníky může být dosti hektické.
2) Den v týdnu: některé hotely usilují o další hosty přes týden, jiné zase o víkendu. Například hotel ve firemním parku může být velmi na úrovni, ale přes víkendy bude nabízet velice zajímavé ceny. Naopak krásný rezort může mít potíže s obsazeností ve všední dny.
3) Jsou nabízené hotelové ceny za jednoho hosta, anebo za více hostů v pokoji? Cena pokoje může často odpovídat vašemu rozpočtu, ale pokud je vaše skupina taková, že v jednom pokoji budou až čtyři osoby, možná pro vás bude platit cenová struktura, kterou se cena pro každou další ubytovanou osobu navýší o dalších 10–30 USD. Při odesílání žádosti zkontrolujte, jestli jste vybrali správný typ pokojů, aby byly hotelové skupinové ceny co nejpřesnější.
4) Zjistěte si dodatečné výdaje předem pomocí tlačítka s informacemi pro daný hotel nalevo od každé hotelové nabídky: účtují se v hotelu, o který se zajímáte, nějaké rekreační poplatky? A co poplatky za parkování? Povoluje hotel pobyt domácích mazlíčků a pokud ano, za jaký poplatek? Existují povinné poplatky kromě hotelové pobytové daně? Tyto dodatečné poplatky mohou představovat značnou finanční částku a některé je možné usmlouvat v závislosti na tom, do jaké míry vaše společnost odpovídá zájmům daného konkrétního hotelu.
a. Zjistěte, co vše je zahrnuto do ceny: některé hotely zahrnují zdarma snídaně, odpolední občerstvení pro hotelové hosty, přístup do fitness centra anebo přístup na internet pro platící hosty. Tyto milé pozornosti vám nejenom pomohou ušetřit výdaje, ale vylepší váš celkový pocit z pobytu v hotelu. Přidané hodnoty se pro jednotlivé nabídky hotelů uvádějí v komentářích pod cenou skupinové rezervace hotelu.
5) Jídlo a nápoje: pokud plánujete během vaší návštěvy nějakou akci s pohoštěním (např. banket nebo raut), uveďte to do požadavků pro svou skupinu; reagovat pak budou pouze hotely, které dokážou vyhovět vašim požadavkům na takovou akci. Navíc platí, že hotely, které mají prostory na akce s pohoštěním, pravděpodobně zablokují pokoje pro skupinu a poskytnou dodatečné slevy, pokud skupina využije jejich cateringové služby a prostory. Po výběru hotelu se všemi službami, které požadujete v rámci svého rozpočtu, si od něj pomocí tlačítka pro kontaktování hotelu vyžádejte menu. Ověřte si servisní poplatek a daň. Tyto poplatky mohou k navýšit cenu za pohoštění o dalších 20–40 %. Možné úspory výdajů:
a. HotelPlanner.com se pokusí vyjednat pro vaši skupinu 20–50% slevu na jídlo a nápoje. Tyto slevy se uvádějí v komentářích u nabídek hotelů.
b. Připravte si vzorové menu, stanovte očekávané celkové výdaje a předložte je danému hotelu. Například navrhněte snídani včetně různých typů pečiva, ovocných džusů a kávy/čaje za celkovou cenu, která je zahrnuta do vašeho rozpočtu na jednu osobu – uvidíte, jestli hotel upraví menu tak, aby vyhovovalo vašemu rozpočtu. Většina hotelů na Hotel Planner vaší skupině nabídne bezplatné snídaně a i tato přidaná hodnota bude uvedena v komentáři u nabídky hotelu.
c. Prohlédněte si menu v hotelových restauracích. Pokud je vaše skupina malá, možná se jednoduše budete stravovat v hotelové restauraci anebo v restauraci někde poblíž.
6) Potřeba audiovizuálního vybavení: informujte zástupce služby Hotel Planner o vašich požadavcích na audiovizuální vybavení a vyžádejte si individuální cenovou nabídku. Nákladný bývá například pronájem LCD přehrávače. Někdy je lepší si ho koupit, ale raději se svého zástupce zeptejte na „poplatky za připojení“, pokud chcete do hotelu přinést vlastní vybavení.
7) Pronájem zasedací místnosti: pokud pronajaté pokoje odpovídají počtům účastníků schůzek, bude nejspíš snazší vyjednat výhodný pronájem zasedací místnosti. Pokud vaše skupina bude potřebovat prostory na výstavy, menší místnosti na práci menších skupin anebo větší zasedací místnost (např. pro 100 osob, ačkoli v hotelu bude mít jen 10 pokojů na noc), očekávejte, že za pronájem zasedací místnosti budete muset doplatit. Hotel Planner vám může pomoct s výdaji na zasedací místnosti, pokud: a) se vaše skupina setká v období, kdy hotely mají nedostatek hostů (tj. během svátků nebo mimo sezónu); b) máte vyšší výdaje na jídlo a nápoje na pokoj a noc (tj. vaši účastníci mají plnou penzi) nebo c) vaše akce plně obsadí hotel, který jste si vybrali.
8) Dostupnost: bude vaše skupina mít po večerech většinou volno, nebo pro ni plánujete akce mimo hotel? V obou případech platí, že pokud účastníci mohou dojít pěšky k různým místním atrakcím, ušetříte tím nejspíš vy i oni. Pokud má vaše skupina mnoho volných večerů a ve vzdálenosti, kterou lze snadno ujít, jsou zajímavá místa, účastnící jistě uvítají, pokud nebudou muset platit za taxi nebo vyzvedávat auta z garáže a orientovat se v dopravě v cizím městě. Pokud plánujete akce mimo hotel, doprava na ně může být velmi nákladná. Pokud si vyberete hotel, který je blízko různých místních atrakcí, účastníci tam mohou dojít pěšky, tyto náklady ušetříte. Kliknutím na tlačítko s informacemi o hotelu nalevo od hotelové nabídky zobrazíte mapu okolí hotelu; napravo od mapy je seznam zajímavých míst v této oblasti a jejich vzdálenost od hotelu. Hotel Planner může také roztřídit vaše volby podle vzdálenosti od konkrétních míst. Zaškrtněte políčko pro příslušné třídění nahoře nad nabídkami hotelů.
9) Doprava: pokud mnoho účastníků bude cestovat letecky, zkontrolujte ceny letenek z důležitých letišť v dny, kdy se mají chystané akce konat. Pokud zkontrolujete více letišť, možná zjistíte, že z některého jsou ceny mnohem výhodnější než z ostatních. Pomocí tlačítka s informacemi o hotelu nalevo od hotelových nabídek také zobrazte informace o cenách kyvadlové dopravy a taxi z letiště i čas potřebný na cestu z letiště do vybraného hotelu.
10) Vylepšení a vybavení: váš zástupce z Hotel Planner se vždy zeptá, jestli vaše skupina může za skupinovou cenu získat jedno vylepšení na apartmán anebo bezplatné vybavení pro jednoho z vašich VIP účastníků. Těchto drobností si vaše skupina všimne a nebudou pro vás znamenat žádné další výdaje.
11) Ještě jedna prémie! Jeden za padesát: jde o standard ve většině hotelů, kde za každých padesát pokojů pro danou skupinu získáte jeden pokoj zdarma! Některé hotely nabízejí jeden pokoj zdarma za padesát pokojů jenom, když zaplatíte za padesát a více pokojů na JEDNU NOC. Jiné hotely to počítají kumulativně. Některé hotely nabídnou jeden pokoj zdarma za čtyřicet pokojů nebo ještě méně. Hotel Planner spolupracuje s mnoha hotely, které nabízejí pokoj zdarma již za 10 pokojů na jednou noc. Tyto pokoje zdarma se uvádějí v komentářích pod cenovou nabídkou hotelu pro skupinu.
Hodně štěstí a úspěšné vyjednávání! Plánování akcí pro vás teď bude prakticky procházkou v růžové zahradě!